Smart working in emergenza: ecco cosa può insegnarci

Smart working: ripartiamo dall’emergenza per una nuova cultura del lavoro agile

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Come sta cambiando il modello di smart working in questo momento di emergenza? Quali i rischi e quali le opportunità? Come mettere a frutto, una volta tornati alla normalità, l’esperienza diffusa, ma forzata, di lavoro agile che stiamo vivendo in questo momento? Per parlarne FPA ha realizzato un Digital Talk, una tavola rotonda digitale, coinvolgendo i membri della sua community. Vediamo cosa è emerso

2 Aprile 2020

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Michela Stentella

Content Manager FPA

Non torneremo più a lavorare come prima. Si potrebbe prendere questa frase usata da Alessandro Bacci, Dirigente della Regione Lazio, per sintetizzare le impressioni emerse dal Digital Talk di FPA dedicato allo Smart Working e andato in onda ieri, 1 aprile. L’attuale emergenza legata alla diffusione del Covid-19 ha accelerato in maniera imprevedibile i tempi di adozione dello smart working nella PA, portando nel giro di pochi giorni a ben due Direttive del Ministro per la Pubblica Amministrazione Fabiana Dadone. In particolare, con la Direttiva 2/2020 si stabilisce che per le Pubbliche Amministrazioni “il lavoro agile dovrà diventare la modalità ordinaria ed essere esteso anche ad attività escluse in precedenza”. Si prevede l’accesso allo smart working con modalità facilitate e semplificate, si superano il regime sperimentale e le soglie minime e massime, vengono ripensate le attività che possono essere oggetto di lavoro agile, è prevista la possibilità di utilizzare la propria strumentazione personale.

Questa adozione repentina e forzata della modalità di lavoro da casa (che in molti casi è più telelavoro che smart working, osservazione ricorrente in questi giorni ed emersa anche durante il Digital Talk) porta con sé ovviamente delle distorsioni, dei rischi, ma anche delle opportunità, se le amministrazioni riusciranno a fare tesoro di questa esperienza e, una volta tornate alla normalità, assegneranno allo smart working il suo significato più pieno: rimettere al centro le persone e i concetti di volontarietà, autonomia, responsabilizzazione. La stessa Ministra Dadone ha sottolineato nei giorni scorsi che lo smart working dovrà diventare una modalità di lavoro diffusa anche dopo la pandemia. Riportando i primi dati del monitoraggio sulle attuali misure, la ministra ha parlato di un 80% di dipendenti pubblici in smart working nelle amministrazioni centrali e di un 69% nelle Regioni. L’obiettivo, dopo l’emergenza Coronavirus, sarebbe di avere un 30-40% di dipendenti pubblici in smart working.

Tuttavia lo smart working non “deve essere telelavoro o una soluzione a sostegno di particolari situazioni personali, nè un adempimento, ma una nuova filosofia manageriale, fondata su flessibilità e autonomia, nella scelta di spazi orari e strumenti – come ha ricordato Gianni Dominici, Direttore Generale di FPA, introducendo il Digital Talk -. Al momento è ovvio che l’emergenza non consente questo passaggio, ma può essere un momento che apre nuovi scenari per un’applicazione più avanzata in futuro”.

Ma per raggiungere gli obiettivi tracciati dalla stessa Ministra Dadone su cosa si deve lavorare? La strumentazione è ovviamente un punto di partenza importante, per consentire la modalità di lavoro in remoto. Ma, soprattutto in una fase di “maturità”, sono altri gli aspetti centrali e tutti gli interventi che si sono susseguiti nel corso del Talk li hanno evidenziati. Questi aspetti sono: le competenze, la sensibilizzazione, la cultura, la visione integrata.

“In fase di emergenza possiamo allenarci per il futuro, coltivando l’ascolto dei lavoratori che stanno sperimentando lo smart working e approfondendo alcune tematiche – ha sottolineato Giovanna Stagno, Responsabile Area Ricerca, Advisory e Formazione FPA -. Ma anche fare rete, mettere in comune le esperienze e correggere quello che non va. In questi giorni FPA e P4I hanno messo a disposizione uno Smart Working Emergency Kit per supportare le Amministrazioni. Dopo l’emergenza si dovrà consolidare lo smart working in direzione di una vera trasformazione organizzativa e andare oltre lo stress tecnologico portato dall’attuale home working forzato. Lo smart working va accompagnato, gestito, monitorato per dar vita ad un vero cambiamento”.

“Il rischio – ha ricordato Emanuele Madini, P4I – Partners4Innovation – è che si confonda lo smart working con il telelavoro e lo si individui come modalità utile solo in situazioni di emergenza. Inoltre, col perdurare dell’attuale situazione, se non si supportano le persone si possono avere ripercussioni pesanti sull’operatività e produttività. Ultimo rischio è che si metta in secondo piano il tema del cambiamento culturale e dei modelli di management”.

Anche Paola Conio, intervenendo sul tema degli acquisti e quindi sull’articolo 75 del Decreto Cura Italia, ha sottolineato che sarebbe necessario semplificare le procedure di acquisto da parte della PA non solo per le strumentazioni informatiche, ma anche per servizi anch’essi essenziali alla piena realizzazione dello smart working.

Il Digital Talk è stato l’occasione per raccontare esperienze, più o meno avanzate, di smart working e per un confronto all’interno della chat anche tra i partecipanti che non si sono iscritti direttamente a parlare. Tanti gli spunti di riflessione portati grazie all’esperienza di: MIUR (con Davide D’Amico, Dirigente presso la Direzione Generale per il personale scolastico), Regione Lazio (con Alessandro Bacci, Direttore della Direzione Affari Istituzionali, Personale e Sistemi Informativi), Regione Veneto (con Gianluigi Cogo, Project Manager Regione), Unione della Romagna Faentina (con Antonella Altini, Servizio Personale e Organizzazione), ENEA (con Marina Penna, dell’Ufficio Studi), Provincia Autonoma di Trento (Stefania Allegretti, Responsabile dell’Ufficio Sviluppo organizzativo e del personale), Regione Friuli Venezia Giulia (con Alessandro Mastromonaco, Direzione generale), Comune di Trieste (con Christian Tosolin, Responsabile social).

Ecco alcuni spunti emersi dal racconto di questi giorni di “smart working in emergenza”:

  • la necessità di rafforzare il senso di appartenenza all’organizzazione, il senso di comunità e il rapporto con i colleghi e i dirigenti, introducendo nuove modalità di incontro (non solo riunioni in videoconferenza, ma anche incontri più informali, come i “caffè virtuali”, per uno scambio veloce di informazioni e per mantenere il contatto tra i colleghi);
  • l’esigenza di potenziare la formazione a distanza per tutti i dipendenti;
  • l’accento posto più sul cambiamento culturale e sul change management che sulla dotazione tecnologica, ma allo stesso tempo la necessità di permettere a tutti l’accesso allo smart working fornendo a chi ne ha bisogno le strumentazioni necessarie;
  • l’importanza di mettere a fattore comune i metodi che funzionano e dare alle amministrazioni dei kit di riferimento;
  • il tema spinoso del diritto alla disconnessione;
  • la necessità di capire che fare smart working significa lavorare per risultati (rivedendo quindi le dinamiche che portano a monitorare i dipendenti e chiedere una rendicontazione puntuale della giornata lavorativa).

Il Digital Talk sullo smart working è una tappa del percorso verso FORUM PA 2020. Gli approfondimenti proseguono con le interviste video realizzate da Gianni Dominici, con gli appuntamenti di formazione di FPA Digital School, con la piattaforma Q&A dedicata allo Smart Working e con tutti gli aggiornamenti pubblicati su www.forumpa.it