Agiletec a FORUM PA 2011

Un nuovo sistema di gestione documentale, interamente open source, nativamente integrato con funzioni di protocollo informatico, workflow e conservazione sostitutiva, per rispondere alla sempre crescente esigenza delle Amministrazioni Pubbliche di dotarsi di strumenti software flessibili e sviluppati in modalità open source. Questa la soluzione presentata a FORUM PA 2011 da Agiletc. Tra i vantaggi: risparmio sui costi delle licenze; indipendenza da un unico fornitore o da un’unica tecnologia proprietaria; aderenza alle linee guida del piano E-gov.
Padiglione 8 stand 5

Le caratteristiche del prodotto
aDOC è un sistema di gestione documentale di nuova generazione, che valorizza la specifica realtà normativa italiana (protocollo, Posta Certificata, firma digitale, conservazione sostitutiva, accessibilità, ecc..) inserendola in un contesto di standard internazionali di trattamento del documento e di gestione dei flussi e del workflow, con una particolare attenzione alla chiarezza ed alla semplificazione dell’operatività degli utenti.
Le caratteristiche distintive di aDOC possono essere così riassunte:

• aDOC considera il documento e la gestione dei flussi e dei processi come elemento chiave del sistema, identificandoli come il vero “core business” delle Amministrazioni.
• La sua gestione documentale è nativa, non nasce da una estensione di sistemi di protocollo. Pur essendo totalmente compliant con la normativa sul protocollo informatico, lo gestisce come una delle modalità di trattazione del documento, un evento della sua “storia”. Questo significa, ad esempio, che nei fascicoli del sistema verranno inseriti e visualizzati esclusivamente i “documenti” (in tutti i vari formati possibili), non troveremo più un mix di oggetti eterogenei come “protocolli” e “documenti”, che costringono gli utenti ad effettuare doppi passaggi per visualizzare il documento che è il vero oggetto del loro interesse. Ogni documento presenterà fra le sue proprietà l’eventuale riferimento al protocollo, e tutti gli utenti, in primis i protocollatori, avranno la possibilità di navigare ed effettuare ricerche anche tramite “viste” centrate sul protocollo.
• E’ in linea con le direttive sull’accessibilità ma allo stesso tempo garantisce la massima usabilità, grazie alla scelta di una doppia interfaccia utente, la prima completamente rispondente alla legge Stanca e la seconda più intuitiva ed articolata.
• La flessibilità del sistema rispetto all’assetto organizzativo del cliente. Grazie all’implementazione di un modello dati che dettaglia in profondità le componenti elementari di governo della struttura organizzativa, del titolario, delle regole di visibilità e dei permessi di accesso alle principali entità del sistema sarà possibile adeguare il prodotto alle esigenze organizzative dei clienti limitando al massimo gli interventi sul codice, ed ottenendo in tempi brevi la soluzione più adeguata alle loro esigenze. aDOC consente anche la gestione di strutture organizzative complesse, in cui sono presenti componenti come gruppi di progetto, UO virtuali, dipendenze funzionali di UO e di singoli utenti, interim, ecc..
• Consente anche all’utente di svolgere il suo lavoro nel modo più flessibile, centrando l’attenzione di volta in volta sul singolo documento e la sua “storia”, sull’attività della UO, sulla movimentazione dell’archivio, sui processi in essere o previsti, ecc..
• Ha un’architettura fisica e logica modulare, progettata per gestire sistemi di ogni dimensione.

• La Gestione Documentale
• Il Protocollo Informatico
• Il Workflow Documentale
• La Conservazione Sostitutiva

Tutti i moduli condividono una base dati comune ed utilizzano alcune componenti che forniscono “servizi” trasversali. Le più importanti sono quelle che gestiscono:

• L’autenticazione degli utenti e l’accesso al sistema
• La struttura organizzativa
• Il “Titolario” di classificazione
• Le regole di visibilità ed i permessi
• Sicurezza e tracciatura
• I messaggi agli utenti e/o a soggetti esterni (notifiche, memo, alert, ecc..)
• Il trattamento di particolari oggetti informatici (mail PEC, documenti firmati digitalmente, ecc..).

Vantaggi del prodotto:

• risparmio sui costi delle licenze;
• minori costi di personalizzazione e manutenzione;
• possibilità di utilizzare nuove features fornite dalla community;
• indipendenza da un unico fornitore o da un’unica tecnologia proprietaria;
• disponibilità del codice sorgente per l’ispezione e la tracciabilità;
• possibilità di gestire in proprio la soluzione;
• aderenza alle linee guida del piano E-gov.