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Protocollo informatico, gli elementi di rilevanza giuridica

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Strumento di trasparenza dell’attività amministrativa, il protocollo serve ad assegnare a un documento due dati fondamentali
per la sua efficacia come fonte di prova, affidabile e opponibile ai
terzi: la data certa e la provenienza certa. Esse sono garantite dalla
terza parte fidata rappresentata dall’archivista nella sua attività di
pubblico ufficiale, cioè di notaio del soggetto produttore per il quale
lavora

17 Giugno 2016

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Gianni Penzo Doria, direttore generale Università degli Studi dell’Insubria

Il registro di protocollo è uno strumento dell’archivio corrente, grazie al quale i documenti sono trattati sotto due funzioni: una giuridica e una gestionale. Attraverso di esso, infatti, le amministrazioni pubbliche esercitano principalmente due funzioni:

  • funzione notarile, di tipo attestativo, certificatoria, inerente all’efficacia dell’azione amministrativa;
  • funzione gestionale, di carattere organizzativo, perlopiù legata alla gestione dei flussi documentali.

Sotto il primo profilo, infatti, il protocollo ha natura di atto pubblico di fede privilegiata ed è il principale strumento di trasparenza dell’attività amministrativa. Riguardo al secondo profilo, più strettamente manageriale, esso è il più importante mezzo di corredo coevo alla formazione dei documenti. Per ottemperare a queste sue due principali funzioni, gli elementi costitutivi del registro di protocollo informatico possono essere distinti in tre principali categorie:

  • elementi di rilevanza giuridico-probatoria
  • elementi gestionali del documento e dell’archivio
  • elementi inerenti a dati di persone, affari, attività e procedimenti

In questa sede esamineremo la prima, prossimamente le altre due categorie.

Gli elementi di rilevanza giuridico-probatoria

Il protocollo serve ad assegnare a un documento due dati fondamentali per la sua efficacia come fonte di prova, affidabile e opponibile ai terzi: la data certa e la provenienza certa. Esse sono garantite dalla terza parte fidata rappresentata dall’archivista nella sua attività di pubblico ufficiale, cioè di notaio del soggetto produttore per il quale lavora. Gli elementi di rilevanza giuridico-probatoria, che esamineremo nel dettaglio nel paragrafo seguente, sono sei:

  1. numero di protocollo;
  2. data di registrazione;
  3. corrispondente (mittente, per i documenti in arrivo e destinatario per i documenti in partenza);
  4. oggetto;
  5. numero degli allegati;
  6. descrizione degli allegati.

Numero di protocollo e data di registrazione

Il passaggio dal registro cartaceo a quello informatico ha ampliato le forme di tutela nei confronti del registro stesso e del protocollista. Si tratta, a ben vedere, di una conquista della trasparenza amministrativa grazie all’intervento dell’informatica. Infatti, in assenza di procedure di controllo, con il registro cartaceo risultava possibile alterare in maniera illegale la numerazione o la data di registrazione. Ora, invece, poiché il controllo sul numero e sulla data di registrazione è (quasi) indipendente dall’intervento umano, non possono più essere effettuate le registrazioni illegali di numeri aggiuntivi oppure con una numerazione diversa da quella sequenziale naturale, aggiungendo, ad esempio, bis, ter, quater, oppure n/1, n/2, oppure n/a, n/b, etc.

Allo stesso modo, dipendendo dal sistema collegato alla datazione universale coordinata (UTC), in ambiente digitale non è più possibile far figurare una data diversa da quella di effettiva registrazione, né “prenotare” un numero di protocollo semplicemente barrando i dati in corrispondenza della registrazione, spesso – tra l’altro – addirittura a matita! Un’altra prassi non infrequente era il “salto di protocollo”, cioè lasciare numeri o addirittura pagine del registro in bianco, in attesa di una possibile registrazione seriore ma illegale.

Corrispondente

Il corrispondente, cioè il mittente (o i mittenti) nel caso di un documento in arrivo e il destinatario (o i destinatari), nel caso di un documento in partenza o trasmesso agli uffici che afferiscono alla medesima amministrazione (il cosiddetto “protocollo interno”), deve essere memorizzato in una banca dati. Essa deve essere implementata in modo da consentire l’efficiente individuazione del corrispondente, suddivisa tra persone fisiche (cognome e nome) e persone giuridiche (enti, ragione sociale, etc.), garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.

Proprio il tema della normalizzazione gioca un importante ruolo per definire l’insieme di regole di inserimento dei dati e per evitare la proliferazione di anagrafiche sbagliate. I corrispondenti sono memorizzati in un database non collegato in maniera dinamica al registri, anche al fine di non modificare il protocollo. In questo senso, le vecchie versioni dei corrispondenti si troveranno nel registro di protocollo, né pare scientificamente indispensabile mantenere un authority file di corrispondenti. Un buon archivista è anche un distruttore, cioè selezionatore del rumore di fondo causato da un’ipertrofia incontrollata di corrispondenti e delle variazioni ad esso collegate. Al fine di favorire la normalizzazione della redazione dell’oggetto e della registrazione delle anagrafiche dei corrispondenti del protocollo informatico, esistono Le raccomandazioni di Aurora, un progetto interistituzionale di grande diffusione (oltre 10.000 download – http://www.procedamus.it/materiali.html).

Oggetto

L’oggetto è il principale campo di ricerca strutturata e, pertanto, deve essere registrato con coerenza e attenzione per garantire l’efficacia dell’information retrieval.

Si tratta di trovare il giusto equilibrio tra due esigenze opposte: da una parte la sintesi, dall’altra l’analisi, come necessità di offrire in modo puntuale e inequivoco le informazioni necessarie perché tutti possano essere in grado di capire agevolmente il testo di un documento dalla semplice lettura del suo riassunto.

Per queste ragioni, l’oggetto deve essere concepito come una sorta di regesto diplomatico, cioè di una sintesi nella quale vengono evidenziati gli elementi giuridicamente rilevanti del documento. E, fatto più importante, mettendosi sempre dalla parte del futuro utente che avrà il compito di cercare un documento determinato. Si tratta, nella sostanza, di segnare mentalmente – come in un dettato interiore – alcune parole significative del documento e di riordinarle nella trasposizione scritta con la maggiore determinatezza possibile.

La redazione di un oggetto è, dunque, un’operazione intellettuale della quale l’operatore si assume la responsabilità, anche rispetto al decoro linguistico. Non si tratta di una mera trascrizione dell’oggetto – se presente – del documento in arrivo, ma di una rielaborazione concettuale in chiave sintetica. Il punto cruciale riguarda, quindi, l’attenzione alle esigenze della ricerca, che si manifesta soprattutto come normalizzazione delle informazioni per uguali tipologie di documenti e come scrittura esplicita delle informazioni, evitando quindi i cosiddetti “rinvii muti” alla normativa o a precedenti registrazioni.

Inoltre, l’oggetto serve agli organi di governo e di gestione (al sindaco, agli assessori, ai dirigenti), per comprendere, giorno dopo giorno, lo stato di avanzamento giuridico-documentale di affari o di procedimenti amministrativi o per mantenere aggiornate le informazioni collegate ai documenti protocollati. Del resto, sotto il profilo gestionale, la funzione più importante del protocollo è quella di supportare, tramite evidenze giuridico-probatorie, i processi decisionali.

Da ultimo, l’oggetto di un documento è fondamentale per ricostruire il contenuto di un documento che sia andato distrutto, sia introvabile o sia stato oggetto delle procedure di scarto. Il massimario di selezione, infatti, non prevede mai la distruzione dei registri di protocollo. Potrebbe sembrare un’affermazione scontata e corroborata dalla prassi, ma, fino a qualche decennio fa, molta dottrina archivistica prevedeva purtroppo la distruzione del registro di protocollo.

Numero e descrizione degli allegati

Se un documento reca degli allegati, è molto probabile che là si trovi l’informazione principale. Il numero e la descrizione degli allegati, infatti, sono elementi essenziali per l’efficacia della registrazione. Anzi, molto spesso l’interesse amministrativo e, di conseguenza, la rilevanza giuridico-probatoria della ricerca documentale, si sposta sugli allegati (ad es., un contratto, un regolamento, una notula) e non sul documento di trasmissione, che funge perlopiù da lettera accompagnatoria. Se non risultano documenti allegati, è importante inserire il valore 0 (zero). In questo modo, si evidenzia l’assenza degli allegati verificata e certificata da parte del protocollista.

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