Project Manager: una figura centrale nel settore degli appalti pubblici

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È possibile applicare le tecniche e le metodologie proprie del project management nella gestione delle gare di appalto? La risposta è senza dubbio affermativa e, in questo approfondimento, scopriamo come e perché quella del Project Manager è una figura chiave per l’innovazione e l’efficienza delle PA

14 Dicembre 2022

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Fulvio Mete

Dirigente Area pianificazione e gare per strutture regionali ed enti locali, Regione Lazio

Foto di Scott Graham su Unsplash - https://unsplash.com/it/foto/OQMZwNd3ThU

La gestione dei progetti è un aspetto estremamente importante in ogni attività lavorativa. Molte delle attività che svolgiamo abitualmente sono infatti dei progetti, anche se spesso non ce ne rendiamo conto. Parliamo di “progetto” ogni volta che facciamo riferimento a quelle attività uniche che iniziano e finiscono con degli obiettivi specifici. Durante la nostra vita lavorativa ne svolgiamo tantissime e, proprio per questo, penso che uno degli aspetti più interessanti e stimolanti del project management sia la possibilità di applicare tecniche e metodologie proprie di questa disciplina agli ambiti più vari e disparati.

Questa considerazione non nasce solo da basi teoriche, ma si fonda anche e soprattutto sulla mia esperienza personale come Project Manager. In questo intervento proverò a descrivere come sia possibile applicare le tecniche di project management a qualunque tipologia di attività professionale e, in particolare, alla gestione delle gare d’appalto. Da tre anni ricopro il ruolo di Dirigente della Centrale Acquisti dell’Area pianificazione e gare per strutture regionali ed enti locali della Regione Lazio (la regione italiana che ha aggiudicato, per prima, il maggior numero di gare PNRR) e ho potuto riscontrare come le tecniche di PM trovino concreta applicazione anche nel mondo degli appalti pubblici.

Il DL Semplificazioni, ancor prima del PNRR, ha fissato delle tempistiche molto stringenti per questo settore. Per rispettarle è fondamentale gestire con metodo e competenza tutte le fasi intermedie necessarie per raggiungere l’obiettivo finale. Nello specifico, le tempistiche che ad oggi chi opera negli appalti pubblici è tenuto imprescindibilmente a rispettare sono quelle relative all’aggiudicazione entro sei mesi da quando è stata bandita l’iniziativa di gara e la successiva stipula del contratto entro due mesi. Si tratta di scadenze molto serrate rispetto al passato: in precedenza le gare, in particolare quelle più complesse, si prolungavano anche ben oltre l’anno. La nostra Centrale Acquisti sta comunque rispettando queste tempistiche già da prima del PNRR e ritengo che l’applicazione delle tecniche proprie del project management abbia permesso di raggiungere questi risultati.

Le linee guida ANAC, fra l’altro, hanno stabilito che il R.U.P. (Responsabile Unico del Procedimento) debba possedere adeguata formazione in materia di project management e anche che le stazioni appaltanti debbano formare adeguatamente i propri professionisti su queste tematiche.

L’applicazione delle tecniche di project management al settore degli appalti pubblici

Per capire come le tecniche e le metodologie proprie del project management trovino un puntuale e preciso riscontro in ogni fase di gestione delle gare di appalto occorre, innanzitutto, far riferimento ai principi della disciplina e alla conseguente forma mentis che possiamo traslare operativamente nel settore degli appalti pubblici.  

Cominciamo col ricordare che i macro-gruppi di processo del project management sono cinque: avvio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura.

Nell’ambito della gestione di una gara di appalto, il processo di avvio equivale alla pianificazione e programmazione. Al momento il D.lgs 50/2016 (Codice degli appalti pubblici) per l’acquisto di beni e servizi prevede una pianificazione biennale.

Inizialmente bisogna quindi ipotizzare quali siano i fabbisogni e quindi quali procedure di gara inserire in fase di pianificazione. A seguire, è necessario lavorare su tutta la parte di programmazione declinata nella specificità delle singole iniziative.

Si passa poi al processo di pianificazione. In un appalto pubblico questo coincide con la progettazione: la fase in cui si inizia a capire esattamente quale siano il perimetro di gara, la base d’asta, se sia necessario istituire un gruppo di lavoro per sviluppare una progettazione più tecnica e così via. Poi c’è la parte di processo di esecuzione: l’acquisizione, che segue quindi l’aggiudicazione del servizio.

Il processo di controllo riguarda ovviamente tutti gli operatori economici che partecipano all’iniziativa ai sensi del Codice dei contratti pubblici: si avvia dunque una serie di verifiche (ex artt. 80 e 83 del Codice degli appalti) che, in caso di esito negativo, portano alla revoca dell’aggiudicazione nei confronti dell’operatore economico.

Infine, il processo di chiusura può coincidere con la rendicontazione. La chiusura può avvenire anche in fase di esecuzione, ad esempio con la chiusura dell’esecuzione del servizio, con il collaudo finale e via dicendo. Ma, quando parliamo di gare d’appalto, facciamo riferimento anche a una chiusura dal punto di vista burocratico, attraverso una serie di adempimenti necessari per concludere formalmente le attività.

I gruppi tematici del PM e le procedure di gara

Per quanto riguarda i gruppi tematici propri del project management, anche questi trovano una corrispondenza puntuale all’interno di una procedura di gara.

La fase di integrazione trova riscontro nelle attività di coordinamento multidisciplinare (amministrativa, organizzativa, legale, merceologica, ecc.).

Abbiamo poi tutta la fase di gestione dei rapporti con gli stakeholders: nel nostro caso questi sono rappresentati dalle pubbliche amministrazioni ed eventuali altri enti, ciascuno con i rispettivi fabbisogni, ma anche dai fornitori.

Per quanto concerne l’ambito, possiamo farlo coincidere con i requisiti di gara, i vari lotti in cui quest’ultima potrebbe essere suddivisa, la scelta di optare per un’eventuale lottizzazione puramente di natura geografica oppure più funzionale e con aspetti differenti per ogni singolo lotto, oppure un misto queste due ipotesi, oltre al perimetro dei servizi principali e secondari all’interno dell’appalto.

Ovviamente, come già detto sopra, ci sono anche delle tempistiche da rispettare.

Ci sono inoltre alcune gare più semplici – ad esempio quelle a minor prezzo, che non prevedono la valutazione di una commissione tecnica – e altre che si aggiudica chi propone l’offerta economicamente più vantaggiosa. Quindi parliamo anche di prezzo, costi e qualità. In una gara d’appalto i costi sono quantificati nella base d’asta, che bisogna dunque individuare correttamente.
In merito alla qualità, ogni gara prevede livelli di servizio minimi richiesti al fornitore. In caso questi ultimi non vengano rispettati è prevista l’applicazione di una serie di penali.

Per quanto riguarda le risorse, facciamo riferimento aiprofili professionali richiesti per la fornitura del servizio. Ad esempio, per le gare ad alta intensità di manodopera è prevista la clausola sociale, cioè l’obbligo da parte del fornitore aggiudicatario di riassorbire il personale del fornitore uscente in maniera tale che non si crei poi una situazione in cui i lavoratori occupati continuino a essere occupati nell’appalto.

Nel settore degli appalti pubblici, i rischi riguardano principalmente il contenzioso. Un esempio tipico è rappresentato da eventuali ricorsi da parte di operatori non aggiudicatari, che potrebbero poi rallentare o comunque fermare del tutto l’iniziativa di gara, ma anche da eventuali rischi legati a ritardi dell’iniziativa. Anche per limitare questi ultimi è importante rispettare sempre le tempistiche e il Codice degli appalti.

Gli ultimi due gruppi tematici sono quello relativo agli approvvigionamenti, che riguarda tutti i servizi di supporto necessari per garantire un corretto avanzamento dell’iniziativa di gara (ad esempio servizi di supporto legale, organizzativo, operativo, ecc.) e quello della comunicazione.

Nel settore degli appalti pubblici è fondamentale adempiere a tutti gli obblighi di trasparenza e anticorruzione: tutte le comunicazioni di gara devono essere pubblicate, è necessario utilizzare una piattaforma telematica per bandire le procedure, ecc.

Conclusioni

Come emerge da questo rapido excursus, focalizzato nello specifico sugli appalti pubblici, è possibile applicare tecniche di project management nella maggior parte delle attività lavorative. Le aree di potenziale intervento sono molteplici. Penso quindi sia utile e interessante approfondire le tematiche del project management e che, oggi più che mai, la figura e le competenze del Project Manager rivestano un’importanza cruciale anche all’interno delle pubbliche amministrazioni, per assicurare uno snellimento dei processi e una maggiore efficienza nella gestione di progetti complessi.

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