Modern Workplace. Ripensare i processi e la collaborazione in ambienti di lavoro connessi e sicuri

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Quali prospettive per il lavoro ibrido nella PA? Quali le trasformazioni culturali e organizzative necessarie e quali gli strumenti che possono supportarle? FPA ha organizzato in collaborazione con Microsoft un confronto su questi temi. Ecco cosa è emerso, a partire da un’evidenza: se le persone lavorano meglio e con più soddisfazione anche i loro clienti, i cittadini, otterranno servizi migliori e in linea con le loro aspettative

5 Maggio 2022

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Redazione FPA

Photo by Ant Rozetsky on Unsplash - https://unsplash.com/photos/HXOllTSwrpM

Il modo di concepire il lavoro si è profondamente trasformato dopo l’esperienza della pandemia, modificando, in particolare, la scala di valori dei dipendenti. Il 54% è più propenso a dare priorità alla salute e al benessere rispetto al lavoro, il 49% dei Millennials e della Generazione Z sta prendendo in considerazione un cambiamento di lavoro nel prossimo anno, mentre il 17% ha già cambiato lavoro. Questi sono alcuni risultati che emergono dal Work Trend Index – Annual Report 2022, realizzato da Microsoft analizzando il comportamento di 31mila persone in 31 Paesi. Ne emerge un’elevata propensione al lavoro ibrido, da cui consegue la necessità di riorganizzare le attività per tenere conto di questo cambiamento. Quasi la metà dei dirigenti considera come principale sfida la capacità di ingaggiare i dipendenti in attività di relazione e costruzione del senso di comunità a livello aziendale; il 71% ritiene però di non avere l’influenza o le risorse per guidare il cambiamento dei dipendenti. “Serve una riflessione sui nuovi modelli di lavoro e su una nuova organizzazione flessibile, basata su team ibridi che possono essere supportati da soluzioni digitali”, sostiene Tamara Zancan, Sr Product Marketing Manager, Microsoft Modern Work, che suggerisce di farsi guidare dai dati per capire le diverse esigenze delle persone, rilevandone il sentiment. Si dovrà lavorare anche sugli spazi (adattandoli per favorire la collaborazione e il networking) e sui processi che devono essere adeguatamente digitalizzati, per evitare molte delle difficoltà sperimentate nel lavoro a distanza durante la pandemia. Queste alcune delle evidenze emerse dal Confronto sul tema del Modern Workplace, organizzato il 27 aprile scorso da FPA in collaborazione con Microsoft. Ecco gli altri spunti che abbiamo annotato seguendo il dibattito.

Lavoro ibrido: vantaggi e complessità

Il lavoro da remoto si articola secondo diverse modalità e sulla base di diverse esigenze, come evidenzia Giancarlo Vecchi, Professore di Policy Analisys alla School of Management presso il Politecnico di Milano. Non si tratta soltanto di lavoro da casa, reso necessario durante il lockdown e la pandemia, ma si può trattare di una scelta collegata ad obiettivi di miglioramento delle performance organizzative e della qualità della vita delle persone, di sostenibilità ambientale e di mobilità urbana.

Il modello che si sta affermando è il lavoro ibrido, anche in questo caso con diverse modalità legate al tipo di connessione e alla distribuzione del tempo di lavoro, da remoto o in ufficio. “Nel pubblico prevale per ora un approccio che vede la maggior parte delle persone in ufficio e solo alcune da remoto – sostiene Vecchi – Si tratta di capire la tendenza, anche sulla base della tele-lavorabilità”.  

Vecchi propone, per la trasformazione dell’organizzazione, il modello delle tre B, basato su tre pilastri:

  • behaviors, che tiene conto della cultura organizzativa e dei comportamenti delle persone;
  • bites, che considera l’infrastruttura, gli strumenti e le competenze digitali, indispensabili anche per essere consapevoli dei rischi connessi al lavoro ibrido;
  • bricks, che prevede la progettazione di luoghi di lavoro predisposti per favorirlo.

Il lavoro a distanza è, in ogni caso, un’occasione per accelerare la trasformazione digitale e organizzativa. Il punto di partenza dovrebbe essere la progettazione e l’attivazione di processi “nativamente” digitali. Un passo più avanzato sarà abbandonare l’attuale sistema di gestione e valutazione, basato sull’osservazione diretta e sulla presenza, per passare a un sistema di valutazione basato su obiettivi e target. “L’elemento debole per questo passaggio è proprio la capacità di fissare obiettivi e target fin dall’inizio, perché questo presuppone una visione sul futuro dell’organizzazione, l’individuazione delle criticità da superare e delle prospettive di evoluzione delle persone”, è il commento di Vecchi. Ulteriori criticità sono la scarsa diffusione delle competenze digitali, il tema del diritto alla disconnessione, il rischio di depotenziare, nella dimensione digitale, soft skill che risultano invece fondamentali per gestire team di lavoro eterogenei. “È dunque indispensabile sviluppare non solo le competenze digitali di tipo tecnico, ma anche le soft skills collegate all’interazione nell’info-sfera, come empatia ma anche assertività nei momenti decisionali, gestione del team, gestione di dinamiche interculturali e di genere”, suggerisce Vecchi.

Last but non least, le organizzazioni a silos, motivate in passato dalla necessità di specializzazione, vanno oggi definitamente superate per risolvere problemi complessi che richiedono integrazione.

Modern Workplace: Teams, da strumento di comunicazione e collaborazione a fabbrica digitale

Un instant poll fra i partecipanti all’incontro ha evidenziato che, sulla spinta del lavoro agile, la maggior parte delle amministrazioni ha modificato innanzi tutto l’organizzazione e la realizzazione delle riunioni, e, in secondo luogo, la gestione delle presenze.

Secondo le rilevazioni del Report sopra citato, il tempo impiegato, su base settimanale, in riunioni Teams è aumentato del 252% rispetto a febbraio 2020. “La trasformazione è già in atto – commenta Floriana L’Arco Sr Modern Work Solution Specialist di Microsoft – e va superata l’immagine di una PA in difficoltà con l’uso delle tecnologie. I dipendenti pubblici non sono più smarriti davanti al digitale. Si tratta di un’occasione da non perdere per ripensare e realizzare, ora, la nuova esperienza di lavoro.” Il lavoro ibrido “rimescola” le dimensioni dello spazio e del tempo: la risposta di Microsoft è Teams che offre strumenti di produttività avanzati che aiutano le persone a lavorare meno e meglio. E se in passato era utilizzato soprattutto per le riunioni da remoto, oggi la visione è quella di uno strumento che funge da “fabbrica digitale” fondata sulla cultura, sugli obiettivi e sui processi dell’organizzazione. Teams può essere esteso, aggiungendo app di terze parti e sviluppando app “custom” in logica “low-code”, in modo da rispondere velocemente alle richieste interne ed esterne. Può diventare quindi la nuova scrivania del dipendente che nella visione Microsoft fornisce anche funzionalità e metriche a servizio del benessere organizzativo.

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