Condivisione dei dati e collaborazione: parole chiave per la trasformazione della PA

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La Pubblica Amministrazione si trova in una fase storica di grande cambiamento a cui concorrono sia le trasformazioni al suo interno sia le mutate aspettative dei cittadini e delle imprese, che hanno come riferimento la velocità e la facilità d’uso di altri canali, come i social e gli acquisti on line. Ci sono aspetti che, sostenuti da tecnologie e piattaforme adeguate, costituiscono un ponte verso questo cambiamento: la condivisione di dati e informazioni, l’automazione di alcuni processi, la collaborazione fra dipendenti e il loro impiego, basato sulle competenze e non sulla collocazione territoriale. Ecco alcuni esempi di tecnologie e amministrazioni che hanno sposato questo approccio in partnership con Microsoft

18 Marzo 2022

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Redazione FPA

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La Pubblica Amministrazione svolge un ruolo centrale per favorire la trasformazione digitale del Paese e negli ultimi anni questo percorso ha subito una forte accelerazione. Ricordiamo che la Strategia “Italia digitale 2026” all’interno del PNRR si sviluppa lungo due assi: le infrastrutture digitali con la connettività a banda ultra-larga e, appunto, tutti quegli interventi volti a trasformare la PA in chiave digitale. Tra gli obiettivi da conseguire entro il 2026 ci sono l’erogazione online dell’80% dei servizi pubblici essenziali e l’utilizzo dei servizi cloud da parte del 75% delle amministrazioni.

La pandemia ha reso evidente l’esigenza di individuare nuovi canali digitali per garantire la vicinanza ai cittadini e la necessità di automatizzare processi manuali tuttora delegati al dipendente, non solo come condizione per aumentare l’efficienza interna, ma soprattutto per fornire ai cittadini servizi eccellenti, rapidi e facili da fruire.

La collaborazione tra le differenti divisioni business e la strutturazione di processi digitali che consentano ai dipendenti di disporre della giusta informazione al momento e nel luogo giusto, sono essenziali per l’ottimizzazione dell’operatività dell’organizzazione. Affinché questo avvenga, è importante che le amministrazioni abbiano gli strumenti per gestire in modo trasversale le informazioni e i processi complessi, che riguardano i differenti momenti della vita del cittadino.

Deve inoltre cambiare anche la modalità di avviare e condurre i progetti. Non è più il tempo in cui i servizi digitali vengono messi in campo per offrire un’immagine di modernità senza preoccuparsi del loro effettivo uso. Oggi gli sponsor dei progetti fissano gli obiettivi da raggiungere, sia verso l’interno sia verso l’esterno, li correlano a indicatori, definiti prima dell’avvio e misurati in modo preciso nelle diverse fasi di sviluppo, puntando a tempi, sempre più brevi, per ottenere i risultati come ritorno degli investimenti pubblici.

In questa fase di trasformazione della PA, un elemento particolarmente significativo riguarda inoltre la collaborazione fra dipendenti e il loro impiego, basato sulle competenze e non sulla collocazione territoriale, per rispondere in modo ottimale alle richieste di cittadini e imprese.

Le Microsoft Business Applications a supporto della trasformazione della PA

Il team Microsoft, grazie allo sviluppo di numerosi progetti con le diverse Amministrazioni, è consapevole delle nuove esigenze che la fase attuale pone.

Un primo contributo consiste nel fornire una piattaforma per la gestione dei dati, con strumenti di intelligenza artificiale integrati, che consente di superare la frammentazione e l’eterogeneità dei sistemi, per offrire al cittadino un servizio personalizzato. “Microsoft Dynamics 365 e Microsoft Teams creano un ecosistema per collaborare e per condividere informazioni, sempre fruibili e aggiornate, gestire il processo trasversalmente all’organizzazione, fornendo l’informazione giusta, al momento giusto al corretto interlocutore”, sottolinea Federica Galli, Sales Solution Manager Business Applications Public Sector.

In questo modo è possibile migliorare la collaborazione ed integrare, all’interno di processi digitali ben strutturati, il contributo dei dipendenti a seconda del proprio ruolo, delle proprie conoscenze e competenze.

Ruolo e competenza, nell’attuale fase di trasformazione, devono superare la collocazione geografica delle persone. “Ogni Amministrazione ha dati che risiedono all’interno dei propri sistemi. Ma il valore della nostra tecnologia consiste nella capacità di metterli a fattor comune e creare dei profili completi di cittadino o azienda, sempre disponibili, grazie al cloud”, aggiunge Carlo Calderini, Customer Experience & Success – BizApps Lead Microsoft Italia, portando una serie di esempi.

Il primo caso è quello di Agenzia delle Entrate-Riscossioni, che mettendo a disposizione di ogni sede territoriale tutte le funzionalità  di una soluzione ERP in cloud (Dynamics 365), incluse le caratteristiche di analisi e reportistica, è riuscita a mettere a fattor comune le risorse e le competenze a favore sia dell’organizzazione interna sia dell’utenza esterna. “Le tecnologie Microsoft hanno permesso di intraprendere e realizzare il percorso di trasformazione digitale che consente agli utenti dell’amministrazione di accedere ai dati e alle informazioni necessari per svolgere il servizio in modo efficace ed efficiente, in modalità scalabile e sicura e di migliorare il servizio offerto a cittadini e imprese”, precisa Calderini.

Un’organizzazione integrata, capace di superare i silos informativi, consente a INAIL di realizzare un’agenda sanitaria, basata su un motore di programmazione, che attraverso un accesso multicanale, permette di verificare la disponibilità delle risorse (struttura sanitaria e personale medico), fissare l’appuntamento, inviare il reminder con l’indicazione dei documenti necessari, garantendo la privacy e rispettando i tempi di legge.

La piattaforma, integrata con i sistemi legacy dell’Istituto, sarà utilizzata da tutto il personale sanitario dislocato presso i 196 Centri Medico Legali dell’Istituto e, attraverso funzionalità e permessi ad hoc, consentirà tra l’altro, maggiore velocità nell’individuazione degli slot di prenotazione, la gestione di calendari specifici per risorsa e gestione della multicanalità per la notifica degli inviti a visita. Inoltre l’esperienza maturata e la trasversalità della soluzione adottata, consentirà il riuso del motore di programmazione anche in altri ambiti, quali l’Agenda degli appuntamenti delle sedi, rivolto all’utenza esterna, aperto alla multicanalità.

Roberto D’Amore, ICT Manager INAIL, Responsabile Progetto

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1 Ottobre 2022

Un partner per migliorare l’approccio e l’implementazione della digitalizzazione

Queste trasformazioni richiedono un rapporto di partnership per accompagnare le Amministrazioni nel processo di cambiamento, affinché la tecnologia venga utilizzata al meglio per garantire il successo delle diverse iniziative. “È nostro compito far percepire il valore del cambiamento e far capire che la soluzione può essere semplificata e personalizzata, consentendo al dipendente di lavorare in maniera ottimale”, dichiara Galli, che considera necessario favorire la fiducia verso il cloud e la propensione alla condivisione dei dati. Si tratta cioè di “comunicare il valore della condivisione all’interno di un processo che opera su informazioni eterogenee per poter fornire servizi altrimenti impossibili, oltre ad aiutare il dipendente ad operare in modo facilitato”.

Affinché i processi innovativi si concretizzino, Microsoft considera indispensabile aiutare le amministrazioni ad acquisire le competenze necessarie, assicurandosi che gli attori che collaborano ad implementarle parlino la stessa lingua e abbiano un livello adeguato di conoscenza delle soluzioni e delle loro potenzialità.

Per massimizzare i benefici dei processi di trasformazione interni delle amministrazioni, è importante che l’esperienza del cittadino, dall’altro lato, sia inclusiva e accessibile per tutti, tenendo conto delle possibili diverse esigenze (età, digital divide, etc..). Anche in questo, in linea con la propria missione di abilitare persone ed organizzazioni in tutto il mondo a fare di più con la tecnologia, Microsoft è al fianco dei propri clienti con strumenti disegnati per garantire l’accessibilità.

In conclusione, per favorire la trasformazione della PA, Microsoft non si limita a fornire soluzioni tecnologiche sperimentate, affidabili, scalabili e sicure ma si propone come partner per aiutare le Amministrazioni ad abilitare il cambiamento.

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