Conservazione digitale, perché il futuro è nel cloud

Nell’epoca del “digital first”, della dematerializzazione e digitalizzazione della pubblica amministrazione, ma soprattutto della bassa disponibilità di risorse finanziarie da investire nell’ICT di questo settore, il cloud si affaccia come risolutore di tutti i problemi e paladino dell’innovazione. Purtroppo come al solito vince lo slogan, la parola di moda e perde la reale analisi della situazione vigente e di come questa possa, in modo sostenibile, evolvere verso la nuvola.

Nel seguito vediamo in sintesi cosa sia un’architettura DTM (Digital Transaction Management), come questa utilizzi il cloud e come tutto ciò sia applicabile alla gestione documentale e alla conservazione digitale. Naturalmente la tecnologia è strumento per quanto la riorganizzazione dei procedimenti amministrativi deve semplificare perché la strada più breve deve essere tracciata prima che sia percorribile.

Il procedimento amministrativo digitale

Molto e in modo più ampio e competente è stato scritto sul tema, quindi non si ha la presunzione di essere originali, ma solo di indicare una possibile strada da percorrere per cercare di ottenere il massimo risultato con uno sforzo sostenibile. Considerando acquisito il concetto di procedimento amministrativo concentriamoci sul fatto che esso deve essere condotto in modalità totalmente digitale. Il procedimento è attivato in una delle modalità previste dalla normativa e la formazione dei documenti avviene in conformità a quanto stabilito dal DPCM 13 novembre 2014. A questo punto in ogni organizzazione il procedimento amministrativo viene condotto in modo differente.

La fase istruttoria peraltro è la fase centrale del procedimento amministrativo, considerando che serve ad acquisire i fatti, a rilevare gli interessi coinvolti nel procedimento e a valutare e ponderare gli stessi ai fini dell’adozione del provvedimento finale. La L. n. 241/1990 stabilisce che ogni procedimento venga assegnato alla responsabilità di una specifica “unità organizzativa” (ufficio o servizio), in modo che il cittadino abbia sempre un interlocutore identificabile. Questo concetto è sostanziato nell’articolo 3, comma 1-quater del Codice dell’amministrazione digitale dove si deve “ consentire, mediante strumenti informatici, la possibilità per il cittadino di verificare anche con mezzi telematici i termini previsti ed effettivi per lo specifico procedimento e il relativo stato di avanzamento, nonché di individuare l’ufficio e il funzionario responsabile del procedimento ”. D’altra parte la norma primaria stabilisce che il dirigente di ciascuna unità organizzativa deve assegnare a sé o ad altro dipendente (addetto all’unità stessa) la responsabilità del procedimento: se non lo fa, è considerato egli stesso responsabile.

Il coordinamento e la gestione della transazione digitale devono essere disegnati in termini di flusso attribuendo a quest’ultimo i punti di avanzamento del procedimento, le autorizzazioni al procedimento e il tracciamento delle operazioni, ai fini anche della consultazione del cittadino.

La confluenza dello stesso procedimento in flussi coerenti, l’ottimizzazione della potenza di calcolo e dello storage (anche in termini di continuità operativa e disaster recovery) mediante la sua dislocazione su infrastrutture cloud richiede comunque di definire gli applicativi gestionali compreso il protocollo informatico e la conservazione digitale. Ma è necessario ipotizzare cosa è l’ application as a service.

La gestione della transazione digitale

La gestione digitale delle transazioni può essere definita come: “una nuova categoria di servizi cloud progettati per gestire digitalmente le transazioni basate sui documenti informatici. DTM rimuove l’attrito inerente le transazioni che coinvolgono persone, documenti e dati per creare processi più veloci, più facili, più convenienti e sicuri.”

Tramite i principali strumenti disponibili sul mercato è possibile disegnare il procedimento amministrativo. Il DTM è integrato con il sistema di protocollo informatico, l’avvio della fase di gestione del flusso documentale è nell’ambito del procedimento “obbligatorio” e automatico che l’amministratore del DTM ha definito in linea con il responsabile del procedimento stesso. L’insieme dei documenti necessari “scorre” nel sistema giungendo in tutti i punti stabiliti dove i responsabili possono svolgere tutte le attività necessarie come approvare testi, aggiungere commenti e soprattutto sottoscrivere digitalmente per assicurare l’imputabilità, l’immodificabilità e l’integrità dei documenti.

Terminato il flusso previsto, il documento (o i documenti) che attestano il completamento del procedimento sono inviati (o disponibili in modalità telematica) al destinatario. Poi sono conservati a norma di legge in conformità al DPCM 3 dicembre 2013.

Conclusioni

Quanto ipotizzato è collocato in uno scenario dove la sicurezza e la privacy dei dati gestiti dal cloud sono affidabili. E’ anche adeguata la larghezza di banda che deve essere a disposizione degli utenti per un efficace ed efficiente utilizzo della nuvola. E’ comunque possibile utilizzare meccanismi di trasmissione applicativa che ottimizzano la banda trasmissiva e non hanno esigenze particolarmente onerose per funzionare in modo adeguato.

Ovviamente gli applicativi cloud si alimentano con le banche dati disponibili prima tra tutte quella dell’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR). I meccanismi ipotizzati sono poi orientati allo sviluppo di servizi tra amministrazioni portando verso le richieste del cittadino solo i dati in uscita dal sistema a fronte dell’istanza. Essendo i dati richiesti al soggetto giuridico già disponibili nelle banche dati del sistema stesso.

L’identità dell’istante è certa tramite SPID o ove previsto tramite Carta d’Identità Elettronica o Carta Nazionale dei Servizi. Il domicilio digitale è all’interno dell’ ANPR. Il sistema cloud definisce un’interfaccia unica e omogenea anche in termini grafici e di utilizzo. In modo parallelo vanno affrontati i problemi di interoperabilità tra i sistemi esistenti, la formazione informatica e la governance del sistema dove l’autonomia delle amministrazioni rischia di attivare processi divergenti.

Naturalmente serve un ripasso sugli obiettivi di Italia Login l’infrastruttura legiferata nell’articolo 64-bis del vigente CAD (suggerisco questo articolo è di circa due anni fa ma i principi sono ancora ragionevoli).