I 10 comandamenti di ANORC sulla conservazione digitale e le Regole Tecniche

Il Forum nazionale sulla dematerializzazione dei documenti, organizzato da ANORC (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale) a Roma il 26 e 27 ottobre prossimi, sarà l’occasione in cui verranno discussi con gli esperti e i rappresentanti delle istituzioni i “10 Comandamenti” che ANORC ha stilato pensando all’imminente pubblicazione delle Regole Tecniche.

In attesa che la versione definitiva delle Regole Tecniche sul documento informatico e la sua gestione elettronica (previste dall’art.71 del Codice dell’Amministrazione Digitale) venga resa nota da DigitPa, l’Associazione ha infatti raccolto i “10 Principi Fondamentali da seguire nella redazione di tutte le regole tecniche in materia di gestione elettronica dei documenti e conservazione digitale”, quei punti fermi che secondo i suoi esperti un regolamento esaustivo e completo in materia dovrebbe comprendere imprescindibilmente. Durante le discussioni del Forum si appurerà, dunque, quanti di questi obiettivi sono stati raggiunti dai regolamenti tecnici e quanti invece sono stati mancati.

Le bozze provvisorie delle Regole Tecniche sono state pubblicate il 5 agosto scorso sul sito di DigitPa, e sono rimaste disponibili fino al 10 settembre a quanti volessero commentarne il contenuto, contribuendo in questo modo alla realizzazione della loro versione definitiva.

ANORC da parte sua ha seguito con attenzione e da vicino tutto l’iter di cui le Regole Tecniche sono il frutto, partecipando attivamente ai tavoli di lavoro convocati da DigitPa composti da esperti ed operatori del settore, e avanzando sin dalle prime fasi numerosi suggerimenti, molti dei quali sono stati via via accolti e assorbiti nei progressivi arricchimenti che le bozze di regolamento hanno subìto nel tempo, come le “Osservazioni a cura di ANORC sulle bozze di regolamenti tecnici in corso di approvazione presso DigitPa”, inoltrate all’Ente nazionale lo scorso giugno.

Al riguardo il Presidente ANORC, l’avv. Andrea Lisi, ha espresso grande soddisfazione per l’apertura e l’atteggiamento collaborativo che DigitPa ha tenuto durante l’elaborazione del regolamento: “Non possiamo che ritenerci soddisfatti di come DigitPA abbia portato avanti i tavoli di lavoro sulle regole tecniche, garantendo massima partecipazione e confronto e assicurando alla nostra Associazione un intervento attivo durante la stesura delle norme e grande considerazione. Confidiamo in un risultato finale utile per avviare davvero politiche serie e all’avanguardia in materia di digitalizzazione nelle PA e per garantire al mercato del documentale digitale quella svolta che si attende da tempo”. Ancora una volta, poi, il Presidente ANORC ribadisce quali siano a suo avviso le strade da imboccare per accelerare un corretto sviluppo della digitalizzazione nel nostro Paese: “Per ottenere questi risultati si deve garantire semplificazione, ma anche rigore metodologico e organizzativo nello sviluppo di progetti di gestione elettronica dei documenti e conservazione digitale e soprattutto occorre investire davvero in informazione e formazione. Gli strumenti ci sono, ma vanno correttamente compresi, digeriti e applicati. La vera sfida è questa”.

Qui di seguito i 10 Principi fondamentali da seguire sempre e comunque nella redazione di tutte le regole tecniche in materia di gestione elettronica dei documenti e conservazione.

1. Va rispettata la neutralità della norma rispetto alla tecnologia
Non è possibile ritenere di poter ingabbiare l’informatica in una norma, ma anzi, proprio in adesione al principio comunitario della neutralità della norma rispetto alla tecnologia, si rende necessaria una norma di principio generalista, anche se mai generica, nonostante il contenuto prevalentemente tecnico. Occorre sempre evitare di dare l’impressione di voler ritornare alla verbosità delle prime deliberazioni AIPA.

2. Per una consultazione pubblica estesa e completa
Tutti la documentazione delle regole tecniche va resa in consultazione pubblica come immediatamente disponibile, attraverso anche soluzioni wiki. Attualmente, ad esempio, pare mancare l’allegato 3, che è il cuore della revisione della sostituenda deliberazione 11/2004.

3. Distinguere tra procedure operative e processi organizzativi
La normativa tecnica si dovrebbe concentrare sull’analisi delle procedure operative e non addentrarsi nei processi organizzativi. Scelto un modello concettuale di riferimento, sarà compito delle organizzazioni nella loro autonomia scegliere e adattare i modelli organizzativi, ferme restando le procedure di conservazione.

4. Va applicato il principio di proporzionalità in base al tempo di conservazione
La norma deve essere garante della conservazione affidabile degli archivi a lungo termine. Per conservare dieci anni non servono le tecnologie, l’organizzazione e le competenze che occorrono per conservare a lungo termine i documenti informatici.

5. Vanno integrati gli strumenti di conservazione e di distruzione legale
Le regole tecniche, giusto quanto al punto 4, devono fare riferimento anche agli strumenti non solo di conservazione, ma anche di eliminazione legale dei documenti ritenuti inutili, soprattutto per l’ambito pubblico e nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

6. Vanno rispettate le altre norme
La sicurezza informatica e la riservatezza dei dati sono abbondantemente regolate dalle norme vigenti ed è inutile applicare principi che dovranno sempre e comunque essere applicati dal Responsabile del trattamento dei dati e dal Responsabile dei sistemi informativi, con i quali il Responsabile della conservazione dovrà ex lege coordinarsi e confrontarsi. In questi casi ripetere concetti e principi già noti o comunque contenuti in altre norme, invece di richiamarli semplicemente nelle regole tecniche, rischia di generare confusione e incertezza e soprattutto non facilita la sintesi, la precisione e la semplicità di lettura dei documenti.

7. Garantire sempre e in ogni fase la documentazione del “corretto svolgimento del processo “
Anche nei casi di suddivisione delle attività tra diversi soggetti (interni o esterni) è necessario prevedere e documentare le regole idonee a dimostrare la “correttezza e completezza” dell’operazione.

8 Semplificazione e non complicazione
La normativa deve tendere alla semplificazione dei processi in modo da rendere operativa la regola ed evitare che sia formalmente ineccepibile, ma di fatto inapplicabile.

9 Specificazione tecnica della normativa generale e non sua ridefinizione concettuale
La normativa generale è già frutto di continui ripensamenti e modifiche: non si può correre il rischio di confondere il ruolo della regola tecnica che non è di “riscrittura” della norma e di modifica/integrazione di definizioni, ma di guida operativa generale su come procedere lungo i binari già tracciati dal legislatore.

10 Garantire le differenze tra enti pubblici e privati
Alcune regole, principi e adempimenti hanno un senso in un’amministrazione pubblica, dove esistono figure specifiche e obbligatorie come il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all’articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, ma rischiano di essere esageratamente formali e rigide in un ambiente privatistico. Occorre, quindi, garantire elasticità di approccio nella definizione delle regole generali e, in alcuni casi, sottolinearne la loro obbligatorietà solo per l’ente pubblico. Oppure scegliere la strada di regole tecniche distinte per PA e archivi privati dichiarati di notevole interesse storico da una parte e per il mondo dell’imprenditoria dall’altra.