L’information technology per uscire dalla crisi

Il tema di FORUM PA ’09 è "idee per una PA efficiente per uscire dalla crisi". Abbiamo chiesto a Fabio Fregi, Direttore Pubblica Amministrazione di Microsoft Italia, quale ruolo può ricoprire, in questo processo, l’information technology.

In un momento di crisi, sfiducia e di tagli "pericolosi", qual è il ruolo dell’information technology? E in che modo la presenza e la partecipazione di Microsoft a FORUM PA ’09 interpreta il messaggio della manifestazione, ovvero "idee per una PA efficiente per uscire dalla crisi"?
Nella visione di Microsoft i periodi di crisi dovrebbero rappresentare l’occasione per cogliere nuove opportunità ed investire in innovazione tecnologica, a partire dalla Pubblica Amministrazione locale e centrale. Con la sua presenza al FORUM PA, Microsoft intende dimostrare come l’IT fornisca agli enti della PA di qualunque dimensione strumenti potenti in grado di ridurre drasticamente i costi e di operare con maggiore efficienza ed efficacia, automatizzando i processi e portando avanti molte più attività con minori risorse.
L’IT consente inoltre alle organizzazioni di operare in maniera più agile e strategica anche in tempi economici incerti. La nuova generazione di soluzioni tecnologiche sta gettando le fondamenta per sistemi informativi più flessibili, efficienti, capaci di permettere alle persone di capire e rispondere molto più rapidamente, rispetto al passato, ai cambiamenti nelle condizioni di mercato.

La PA italiana si sta muovendo su questa strada?
Sono molti i casi di enti della Pubblica Amministrazione che stanno già incrementando la loro efficacia ed efficienza ricorrendo a soluzioni tecnologiche innovative e riducendo al contempo i costi della macchina amministrativa.
In questo contesto, il Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, Renato Brunetta, ha siglato lo scorso agosto 2008 un Protocollo d’intesa di durata triennale con Microsoft Italia  e con il Presidente della Regione Friuli Venezia Giulia, Renzo Tondo, avente come obiettivo lo sviluppo di soluzioni d’eccellenza tecnologiche e organizzative, con particolare riferimento ai temi di dematerializzazione, incremento della qualità e riduzione dei costi dei processi della PA.
In merito al tema della dematerializzazione, strategico all’interno dei processi di riforma della gestione dell’attività amministrativa in ambiente digitale, l’intesa ha previsto il coinvolgimento diretto della Regione Friuli Venezia Giulia per la realizzazione di un progetto pilota di ammodernamento della gestione documentale dell’Ufficio della Direzione del Personale della Regione. Il progetto è stato possibile grazie al coinvolgimento della Direzione Sistemi Informativi della Regione, a Microsoft Italia, Insiel, e Teorema Engineering, con il contributo costante del personale dell’Ufficio Archivio e Protocollo. Oltre alla digitalizzazione dei documenti cartacei, il pilota ha previsto la loro ottimizzazione mediante l’uso di tecnologie collaborative e di archiviazione documentale ed ha raggiunto l’obiettivo di risolvere un reale problema di efficienza e di abbattimento costi nell’Ente, tanto che potrà essere utilizzato come best practice e divenire riutilizzabile.

Che effetti concreti si prevedono da questo progetto?
E’ stata valutata una riduzione pari a circa l’80% dei tempi e dei costi rispetto all’attuale prassi pre-pilota, con il risparmio di almeno 80mila pagine l’anno, ed è stato inoltre calcolato un risparmio complessivo nell’ordine del mezzo milione di euro l’anno (fonte: NetConsulting). Dal punto di vista qualitativo, si stima un miglioramento dell’efficacia del Servizio, in considerazione della disponibilità immediata dei documenti, con un maggiore controllo della sicurezza e della tutela della privacy per quanto riguarda i dati sensibili del personale.
Un altro progetto pilota su cui ci siamo impegnati negli scorsi mesi è il Centro di Eccellenza scolastica di Galatina, che prevede l’utilizzo da parte di studenti e insegnanti di PC portatili dotati di Microsoft Office Home & Student e la disponibilità di lavagne interattive, attraverso cui gli studenti potranno fruire di contenuti didattici multimediali, che integrano i contenuti dei libri di testo tradizionali e che comprendono sia materie a carattere scientifico-linguistico sia umanistiche. Studenti e docenti avranno anche a disposizione una casella di posta elettronica nel dominio della scuola per la condivisione veloce di documenti e compiti a casa, un portale per l’accesso e la gestione delle forme più avanzate di e-learning basato su Microsoft Office SharePoint Server e un laboratorio informatico all’avanguardia.

Nel campo delle telecomunicazioni ci sono strumenti che possono contribuire a migliorare l’efficienza della PA?
In questo settore, la comunicazione Voice over IP (VoIP) e gli strumenti integrati di comunicazione (Unified Communications) sono in grado di aumentare l’efficienza dei processi garantendo notevoli risparmi economici.
La nostra area espositiva presso il FORUM PA rifletterà la crescente importanza di queste nuove soluzioni con un teatro dedicato alla “Unified Comminications – VoIP”: allestito con alcuni partner specializzati quali HP, Nortel, Gecom, NextiraOne e Comedata, questo spazio rappresenterà un punto di incontro in cui i visitatori, iscritti nell’ambito del programma “Master Diffuso” del FORUM PA 2009, potranno seguire ora dopo ora seminari e incontri per conoscere da vicino le più recenti soluzioni software applicate ai diversi scenari della comunicazione integrata per la Pubblica Amministrazione.

A che punto è la penetrazione delle tecnologie Voip e unified communications nel mondo delle pubbliche amministrazioni italiane?
Microsoft sta lavorando con il Ministero della Pubblica Amministrazione e Innovazione per fare in modo che il successo di queste soluzioni possa “contagiare” velocemente altri enti pubblici. In parte questo sta già avvenendo: INPDAP (Istituto Nazionale di Previdenza per i Dipendenti dell’Amministrazione Pubblica), in collaborazione con Microsoft e Almaviva, ha realizzato un progetto pilota basato su tecnologie di Unified Messenging e VoIP nell’ottica di modernizzare i processi di comunicazione. Nella sperimentazione avviata, i canali tradizionali come telefono, fax, e-mail e segreteria telefonica, insieme a canali nuovi come la messaggistica istantanea, la conferenza Web e la videochiamata, sono stati unificati su un’unica interfaccia e resi disponibili agli utenti che possono fruirne tramite PC e dispositivi mobili. La piattaforma utilizzata, oltre a migliorare la produttività individuale in quanto facilita le comunicazioni, rappresenta il fondamento su cui si potranno realizzare, rispettando gli standard dell’Istituto, i modelli di “Telelavoro” e “Mobile Office” definiti da INPDAP. Nei prossimi mesi la sperimentazione si trasformerà in uno strumento di lavoro standard e verrà estesa, sulla base delle diverse esigenze, agli utenti dell’istituto.
Sempre con l’obiettivo di dar vita a progetti in grado di produrre risultati concreti e tangibili e permettere alla Pubblica Amministrazione di rinnovarsi e contribuire a far fare un salto di qualità alla diffusione dell’ICT nel nostro Paese, presto inaugureremo un centro d’eccellenza a Roma per la diffusione del VoIP nella PA.