Lavoro ibrido, strumenti e buone pratiche per la PA locale

Il lavoro da remoto in Italia si consolida assestandosi su 3,585 milioni di lavoratori nel 2023 (un incremento superiore al 540% rispetto all’era pre-Covid), secondo l’analisi dell’Osservatorio Smart working del Politecnico di Milano, che stima una lieve crescita degli smart worker anche nel 2024. Nelle Pubbliche Amministrazioni 515mila addetti, il 16% del totale, rientrano sotto la voce smart worker, secondo la stima dell’Osservatorio. Inoltre, nel 61% degli enti pubblici si registrano iniziative strutturate di lavoro ibrido presenti soprattutto nelle realtà di maggiori dimensioni.

Per gestire in modo efficace il lavoro ibrido servono un nuovo approccio, una nuova organizzazione per i singoli e per i gruppi di lavoro, la disponibilità di strumenti semplici ed efficaci. Strumenti e buone pratiche per il lavoro ibrido sono stati approfonditi nel corso dell’evento della PRINCO ACADEMY 2024, la serie di webinar organizzati da FPA e Microsoft Italia per accompagnare gli Enti locali verso il lavoro ibrido.

Ottimizzare la gestione del tempo e le attività di collaborazione

Come ottimizzare la gestione del tempo e le attività di collaborazione? Affronta il tema Laura Lapenna, Responsabile Formazione FPA, illustrando la cosiddetta tecnica del “pomodoro” (nome mutuato dai vecchi timer da cucina che avevano questa forma), un metodo di gestione del tempo ideato da Francesco Cirillo, che prevede di suddividere l’attività in 25’ di lavoro (equivalente a 1 pomodoro) seguita da una pausa di 5’ e una più lunga dopo 4 pomodori. Questo metodo aiuta sia a contenere le interruzioni e sia a valutare, a fine giornata, come effettivamente si sia impiegato il tempo.

Per l’efficacia delle attività è fondamentale una buona gestione della collaborazione e della comunicazione seguendo semplici accorgimenti. Chi organizza un incontro virtuale dovrebbe, ad esempio, indicare un ordine del giorno il più possibile accurato, allegare tutti i documenti utili per arrivare preparati al meeting, anticipare le eventuali attività attribuite ai partecipanti e le loro tempistiche, assicurarsi di inviare il link corretto per la connessione ecc.

Gli strumenti che aiutano a gestire meglio il lavoro ibrido

Il 48% dei partecipanti al webinar ritiene che per gestire il proprio tempo sia più utile avere a disposizione uno strumento digitale adatto a farlo, piuttosto che ricevere una formazione specifica (opzione preferita solo dal 27%): è quanto è emerso da un sondaggio lanciato durante la sessione.

Per supportare il project management e la sincronizzazione del team di lavoro c’è Microsoft Planner, uno strumento semplice e intuitivo che permette un controllo costante delle attività condivise, senza dover acquisire particolari competenze di pianificazione.

Luciano Fonzi, Specialista delle soluzioni per il Lavoro Agile nella Sanità e nella Pubblica Amministrazione Locale diMicrosoft Italia, precisa che Microsoft Planner non solo consente un’integrazione con tutti gli strumenti Office 365, ma è anche integrabile con applicazioni esterne ed è disponibile su smartphone, abilitando l’impiego anche in mobilità.

Per rendere più efficaci e coinvolgenti i meeting, Microsoft mette a disposizione strumenti per la gestione dell’agenda e delle note riunione, la possibilità di condurre sondaggi, la condivisione delle presentazioni con i sottotitoli, i disegni a mano libera, il cameo (uno spazio della presentazione dove può comparire il relatore), la creazione di stanze virtuali (per organizzare sottogruppi di lavoro), lavagne condivise per la co-creatività. Se si ha a disposizione una sala riunioni è possibile, grazie agli strumenti di sala, rendere davvero ibrida la riunione, simulando la presenza al tavolo dei partecipanti da remoto. La modalità Companion di TEAMS su smartphone consente, infine, di partecipare a sondaggi e inviare riscontri di gradimento con le emoticons nel mentre si partecipa ad una riunione da una sala riunione o da un altro dispositivo.

L’intelligenza artificiale viene, inoltre, integrata attraverso Copilot, lo strumento che permette di ottimizzare la gestione dei meeting, sollevando le persone di alcuni task come il riassunto della riunione, l’indicazione delle persone che sono intervenute, la citazione di parte degli interventi con la possibilità di passare dal testo al video nel punto citato. È anche possibile fare domande al Copilot per avere, ad esempio, un giudizio sulla sessione in corso, una tabella pro e contro o la segnalazione di punti di vista contrastanti.

Strumenti per il lavoro ibrido nell’AQ PRINCO

Seguendo il principio cloud first, indicato da AgID, le PA che vogliono introdurre nell’organizzazione nuovi prodotti o servizi digitali, devono farlo in logica Software as a service (SaaS). A tal fine Consip ha predisposto la gara PRINCO (PRoduttività INdividuale e Collaboration) realizzando un Accordo Quadro (AQ) che consente di aggiudicarsi gli strumenti, fin qui illustrati, a supporto del lavoro ibrido. L’AQ Princo, stipulato il 2 dicembre 2022 e con scadenza il 2 giugno 2024, ha una durata di 18 mesi dalla data di attivazione. Il progetto è sintetizzato da Francesca Rosi, Responsabile Pianificazione Commerciale e Adempimenti di Gara di Postel, fornitore aggiudicatario dei servizi relativo all’ambito “Produttività individuale e Collaboration”, che ricordiamo comprende i 5 bundle funzionali:

• bundle Posta Elettronica;
• bundle Documentale;
• bundle Collaboration;
• bundle Posta Elettronica e documentale;
• bundle Posta Elettronica, documentale e Collaboration.

Sulla base delle dimensioni dell’ente e dei limiti di spesa stabiliti dall’AQ PRINCO, le PA possono scegliere fra due modalità: emettere l’ordine di fornitura o pubblicare una gara d’appalto specifico.

Nel primo caso, entrando nel sito acquistinretepa e seguendo la procedura guidata, le amministrazioni possono emettere l’ordine di fornitura, previa selezione della soluzione scelta dal catalogo elettronico prodotti SaaS PRINCO di fornitura, l’indicazione del fornitore e del bundle desiderato. In alternativa, le amministrazioni possono, entro 2 giugno 2024, pubblicare una gara d’appalto (sempre attraverso procedura guidata sul sito acquisti) avviando un confronto competitivo tra gli aggiudicatari, sulla base delle caratteristiche tecniche richieste.

Il ricorso all’AQ presenta diversi vantaggi rispetto all’acquisizione sul mercato: prezzi particolarmente vantaggiosi, grazie al potere negoziale di Consip, minori contenziosi, maggiore velocità.