Con “Meno carta Piu’ valore” la PA entra nel XXI secolo

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FORUM PA, con il Patrocinio del Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione e in collaborazione con la Camera di Commercio di Roma, ha selezionato e presentato le 20 migliori iniziative di dematerializzazione ed eliminazione della carta nella PA con il Premio “Meno carta Più valore”. Ad assegnare il premio sono stati Renato Brunetta (Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione), Giancarlo Cremonesi (Presidente di CCIAA di Roma e Acea s.p.a.) e Francesco Beltrame (Presidente di DigitPA). I progetti selezionati sono così divisi: 8 vincitori e 12 menzioni.

9 Maggio 2011

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Redazione FORUM PA

Articolo FPA

FORUM PA, con il Patrocinio del Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione e in collaborazione con la Camera di Commercio di Roma, ha selezionato e presentato le 20 migliori iniziative di dematerializzazione ed eliminazione della carta nella PA con il Premio “Meno carta Più valore”. Ad assegnare il premio sono stati Renato Brunetta (Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione), Giancarlo Cremonesi (Presidente di CCIAA di Roma e Acea s.p.a.) e Francesco Beltrame (Presidente di DigitPA). I progetti selezionati sono così divisi: 8 vincitori e 12 menzioni. 

VINCITORI

Nazionali

Dematerializzazione della documentazione cartacea presente nelle Caserme
Ministero della Difesa – Agenzia Industrie Difesa
Ottimizzare tempi e spazi, questo l’obiettivo del progetto di dematerializzazione del Ministero della Difesa da attuare in tutte le caserme. Digitalizzando gli archivi vengono “svuotati” e riutilizzati gli spazi del patrimonio presente in tutta Italia. Verrà ridotto il personale addetto all’archivio tradizionale con una riduzione dei costi, ma soprattutto ciò consentirà un recupero degli spazi di particolare pregio. Basti pensare che solo per il progetto pilota è previsto di digitalizzare 19 km lineari di faldoni A4 – 32mila mq di aree – su un totale di 97km pari a 112.036. Il risparmio economico è notevole: sul totale del lavoro (100 Km circa di faldoni) il beneficio netto atteso è maggiore di 409,5 milioni di Euro. 

 

Portale Stipendi PA
Ministero dell’Economia e delle Finanze
Il Service Personale Tesoro (SPT), attivo dal gennaio 2002, è il sistema informativo del Ministero dell’Economia e delle Finanze che gestisce i processi di elaborazione, stampa e liquidazione degli stipendi di circa 1.500.000 dipendenti pubblici ed elabora circa 450.000 pensioni di guerra. Nel 2005 il Dipartimento dell’ Amministrazione Generale, del Personale e dei Servizi del MeF, in collaborazione con Digit PA, ha elaborato un piano per la realizzazione e rilascio in esercizio del servizio di preparazione e inoltro telematico del cedolino stipendi ai dipendenti della PA, creando un portale dei servizi per la distribuzione dei modelli stipendiali. Oggi ogni dipendente, attraverso proprie username e password può accedere a un’area riservata del Portale in cui sono pubblicati ed archiviati cedolini, cud e modelli 730, e da lì comunicare con gli uffici, inoltrare richieste, avere informazioni personali. Il MeF prevede così di ottenere “a regime” una riduzione netta annua del costo di invio dei documenti stipendiali di circa 6.500.000 € (per l’eliminazione della carta); un ulteriore risparmio di carta relativa a circa 700.000 istanze annue; una riallocazione di personale pari a circa 80 unità. Si prevede anche, con la realizzazione degli ulteriori sviluppi del progetto, l’eliminazione della carta per circa altre 500.000 istanze annue. Ad oggi, con circa 1.500.000 di iscritti al Portale, sono state ottenute la completa digitalizzazione della documentazione stipendiale consegnata all’utenza (oltre 20.000.000 di documenti l’anno) e di oltre 700.000 istanze l’anno; l’eliminazione del complesso processo di distribuzione sul territorio della documentazione; il risparmio di più di 6.500.000 € annui per le casse pubbliche; e la riallocazione di circa 60 dipendenti su attività a maggior valore aggiunto.

 

Toscana

Care Path
Azienda sanitaria Firenze
Sono stati individuati percorsi standardizzati per i pazienti degli ospedali dell’Azienda Sanitaria di Firenze attraverso il modello delle clinical pathway (CP). Le CP sono piani di trattamento, nell’ambito della qualità di cura, che definiscono nel dettaglio il percorso assistenziale di un paziente con una patologia, descrivendo per ogni giorno di ricovero le attività dei professionisti e i risultati attesi. Le principali caratteristiche sono: a) multiprofessionalità: in unico foglio di lavoro informatico sono contenute le attività di medici, infermieri, fisioterapisti; b) forte legame con le evidenze scientifiche di cui rappresentano una rigorosa applicazione; c) possibilità di verificare l’aderenza dell’andamento clinico alle aspettative. Si tratta insomma di uno strumento integrato con la cartella clinica informatizzata da cui recupera le informazioni cliniche, che genera un “foglio di lavoro” per ogni paziente. Il suo punto di forza è l’essere dinamico. Infatti, è in grado di modificare il piano di assistenza ogni volta che la cartella clinica informatizzata registri variazioni cliniche o interventi non programmati. L’utilizzo dello strumento consentirà la standardizzazione dei percorsi assistenziali, con una continua revisione delle CP in maniera oggettiva e strutturata, per ottimizzarle in modo progressivo; l’analisi della varianza tra azioni previste e azioni effettuate; il controllo con indicatori sia di percorso che di esito.

 

Lombardia 

Gestione digitale Bandi di finanziamento
Camera di Commercio di Milano
Il progetto Gestione digitale dei Bandi di finanziamento elimina il costo della presentazione delle pratiche cartacee allo sportello o per posta. Le imprese spediscono la richiesta alla Camera di Commercio e ne verificano lo stato di avanzamento via web. Gli uffici camerali la ricevono e processano comunicando con le imprese tramite lo stesso canale. La compilazione già popolata con i dati registro imprese semplifica e velocizza il processo migliorando la qualità dei dati. Grazie ai controlli automatici predefiniti, tra l’altro, si riducono notevolmente le domande non rispondenti ai requisiti del bando. Stimato in circa 2 giornate uomo il tempo necessario all’espletamento di tutte le azioni connesse all’invio cartaceo all’Ente di tutti documenti, si ritiene che la presentazione, ad oggi, di 1.522 domande, abbia fatto risparmiare alle imprese circa 3.000 giornate uomo, ovvero oltre 1 milione di euro (senza contare l’eliminazione dei tempi morti). Il risparmio in carta – con una media di 20 pagine/pratica per i diversi bandi proposti – può essere stimato in circa 30.000 unità. Calcolo che può persino triplicarsi se si considera la diminuzione degli errori di stesura della domanda stessa. Vista l’assenza di spostamenti, c’è anche un risparmio di 180.000 Kmche significa 36 tonnellate di Co2, ovvero 27.000 euro in meno per carburante. Quanto alla Camera di Commercio, il risparmio conseguito è intorno alle 4.500 ore lavorative (3h/pratica), circa 560 giornate uomo. L’integrazione col processo di gestione digitale della corrispondenza, inoltre, fa calcolare un ulteriore risparmio di circa 1.000 ore/uomo e una riduzione di costi complessivi di almeno 7/10 euro a pratica. In totale: risparmi attesi di € 60.000.

 

Emilia-Romagna

Progetto per la reingegnerizzazione del work-flow documentale e attuazione delle disposizioni
Università degli Studi di Ferrara
L’Università di Ferrara sta passando alla dematerializzazione dei flussi documentali grazie alle nuove tecnologie ICT e alle innovazioni inserite nel Codice dell’Amministrazione Digitale, per introdurre la gestione documentale elettronica ed erogare servizi più rapidi ed efficienti non solo verso un’utenza giovane e dinamica come quella studentesca ma anche verso tutta la comunità universitaria. La reingegnerizzazione che si sta attuando ha lo scopo finale del ridisegno totale dei processi amministrativi volto al miglioramento delle prestazioni dell’ente in termini di costi, qualità e puntualità dei servizi erogati. I risultati che ci si attende dall’iniziativa sono: semplificazione delle procedure; riduzione del tempo di espletamento dell’iter amministrativo; riduzione delle copie cartacee dei documenti a uso interno; abbassamento dei tempi per la duplicazione e l’immissione dei dati; più trasparenza del processo e della tracciabilità delle fasi e delle responsabilità.
Bollettino Ufficiale della Regione Emilia-Romagna Telematico

 

Regione Emilia-Romagna

L’analisi economica della produzione del Bollettino Ufficiale Regionale (BUR) aveva evidenziato un costo di circa € 2.300.000,00 all’anno (in rapida crescita per l’aumento degli atti da pubblicare e dei numeri monografici) a fronte di entrate (da abbonamenti e tariffe per le pubblicazioni onerose) di poche decine di migliaia di euro (in calo a causa della consultazione online). Si è quindi deciso di trasformare il BUR da pubblicazione cartacea a documento informatico a validità legale con diffusione esclusivamente telematica attraverso il sito istituzionale della Regione Emilia-Romagna. I risultati conseguiti sono notevoli: il progetto ha comportato un costo complessivo pari a circa € 121.000,00 (servizi di sviluppo e licenze d’uso), non ha richiesto l’aumento di risorse di personale interno lungo tutto il processo di produzione del BUR ma solo una riconversione e riqualificazione del personale esistente. Si è quindi ottenuto un risparmio di € 2.180.000,00 circa per il primo anno, con un trend in crescita per gli anni successivi in quanto i costi di gestione sono nettamente inferiori a quelli di impianto. A livello di impatto ambientale il “costo” della stampa era pari a 240 tonnellate di carta l’anno, oggi eliminate. A ciò si aggiungono i risparmi in termini organizzativo/temporali legati all’eliminazione delle procedure amministrative (capitolato d’appalto, licitazione privata, aggiudicazione) connesse all’individuazione della ditta cui affidare il servizio di tipografia.

 

Archivio cartografico – consultazione e riproduzione di materiale storico
Comune di Bologna
L’obiettivo del progetto era il recupero e la valorizzazione del vasto patrimonio storico del Comune di Bologna (cartografie, piani e voli aerei), sia per preservare il patrimonio cartaceo dall’usura sia per renderlo disponibile al maggior numero di utenti possibile (interni ed esterni all’Amministrazione) con diverse modalità di consultazione. È stato quindi realizzato un sistema informatico che dà la possibilità di fruire via Web del patrimonio storico, altrimenti di difficile accessibilità, e che consente di mettere a confronto il patrimonio documentale del Comune di Bologna, costituito dal repertorio fotogrammetrico dal 1937 a oggi, con gli strumenti di pianificazione storici e vigenti. Il servizio Web consente all’utente di avere una visione comparata di una stessa area del territorio in anni diversi oppure di confrontare cartografie e strumenti di pianificazione tra loro e con le riprese aeree. Il risultato è visualizzabile alla voce "Archivio cartografico" sul sito del SIT: http://www.comune.bologna.it/sit

 

Veneto

Veneto ESCAPE
Arsenàl.IT – Centro Veneto Ricerca e Innovazione per la Sanità Digitale
Veneto ESCAPE è un servizio sanitario promosso dalla Regione del Veneto e dal Ministero per la Pubblica Amministrazione e Innovazione, che consentirà a tutti i 5 milioni di veneti di consultare e scaricare i propri referti direttamente sul proprio computer, senza doversi spostare da casa o dal luogo di lavoro per ritirarli allo sportello delle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere. Veneto ESCAPE, coordinato da Arsenàl.IT, Centro Veneto Ricerca e Innovazione per la Sanità Digitale, è partito nel 2009 e ha l’obiettivo di estendere in tutte le aziende venete e standardizzare laddove già presente, la gestione digitale dell’intero ciclo di firma, certificazione, archiviazione, distribuzione, estrazione e conservazione dei referti informatici, lasciando inalterata la loro validità legale. L’impatto economico del servizio sulla collettività è calcolabile sul costo opportunità del tempo risparmiato per il ritiro del referto da parte del paziente o dai suoi familiari. Tale costo viene stimato in 12 € per ogni referto. Si calcola, rapportando tale costo al numero complessivo di referti esterni prodotti nel contesto regionale, un risparmio per i cittadini veneti di circa 72.000.000 € in un anno. L’ente cedente ha sostenuto per ESCAPE costi per 500mila euro in quattro anni, con risparmi quantificabili nell’ordine di 637mila euro. A questi si aggiungono ulteriori possibili economie (o miglioramento dei servizi) per 480mila euro conseguibili grazie al reimpiego di 12 unità di personale. L’estensione del progetto a tutta la Regione, permette di ottenere risparmi per 7.790.000 € in quattro anni pari al 3,7% dello scostamento dalla frontiera efficiente della Regione Veneto (la frontiera efficiente definisce per ogni livello di sovra spesa, rispetto allo standard, il livello di qualità che dovrebbe essere assicurato).

 

MENZIONI

Nazionali

Processo Amministrativo Telematico – Invio atti in formato digitale tramite Pec
Consiglio di Stato
Il Consiglio di Stato ha avviato un ambizioso progetto di revisione e reingegnerizzazione dei propri sistemi informativi per creare un innovativo modo di operare nel sistema informativo, e un nuovo sistema di relazioni “multicanale” della Giustizia amministrativa nel quale il Cittadino, l’Avvocato e il Magistrato assumono ciascuno un ruolo fondamentale.
Questi obiettivi trovano piena rispondenza nello spirito della legge di riforma della Giustizia Amministrativa, e quindi del Nuovo Codice del Processo Amministrativo. L’obiettivo finale che il Consiglio di Stato persegue è quello di rendere pienamente disponibile, con una graduale progressione di interventi, il P.A.T. (Processo Amministrativo Telematico), nell’ambito del proprio sistema informativo sviluppato in tutte le sue potenzialità, mediante interventi di digitalizzazione degli atti e di informatizzazione dei processi di lavoro in tutte le fasi del processo amministrativo: a partire dalla redazione del ricorso da parte dell’Avvocato, che diventa parte integrante e attore attivo dell’intero processo, e poi dal successivo deposito del ricorso, fino alla pubblicazione del provvedimento giurisdizionale sul sito web istituzionale (www.giustizia-amministrativa.it). Ciò porterà alla riduzione dei tempi di lavorazione dei procedimenti e a uno sgravio di lavoro per il personale che potrà essere adibito ad altri compiti, più qualificati, come la predisposizione “ragionata” degli atti per i magistrati. Altro risultato sarà la progressiva ma drastica riduzione della carta circolante.

 

PROGETTO @DOC
Ministero degli affari Esteri
Le amministrazioni centrali sono chiamate ad assicurare lo scambio di documenti e atti in modalità elettronica anche con l’uso della firma digitale e della posta elettronica certificata.
Il Ministero degli Esteri ha elaborato un Piano di Azione denominato “Progetto @doc” che, tramite un’ applicazione software, si prefigge lo scopo di attuare una serie di interventi, organizzativi e operativi volti a consentire, a un insieme predefinito di utenti autorizzati, di creare e condividere documenti e dati prodotti digitalmente e di interagire in modalità numerica con i cittadini, le imprese e la PA. Il Progetto @doc – oltre ad essere stato già inserito nel piano di eGOV 2012 – è stato oggetto, per il suo carattere innovativo, di uno specifico finanziamento da parte della Presidenza del Consiglio – Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie. A regime, il progetto permetterà la gestione di un unico archivio al posto di 120 diversi e la completa dematerializzazione di tutta la documentazione generata. Solo nel primo anno si otterrà l’abbattimento del 50% del volume totale di fogli di carta utilizzato. Ci sarà inoltre una riduzione in termini di CPU impiegate a parità di volume di traffico trattato, con conseguente riduzione delle spese di gestione e manutenzione. 

 

Piemonte

Incontr@ciriè: la dematerializzazione al servizio del cittadino
Comune di Ciriè (To)
Il Comune di Ciriè ha messo in atto la dematerializzazione dei flussi documentali tramite lo Sportello Incontr@cirié. Lo sportello si basa su un portale che permette di avviare on line oltre 150 procedimenti, affiancato da uno Sportello fisico polifunzionale che verifica quanto trasmesso on line e accoglie chi vuole usare canali più tradizionali per interagire con il Comune. Lo sportello fisico digitalizza tutti i documenti che arrivano in formato cartaceo (portati di persona, via posta, via fax ecc.) e avvia il procedimento per le istanze pervenute. Le pratiche vengono gestite, con documenti digitali, dal back office, per poi tornare allo Sportello per la consegna del provvedimento finale e la chiusura del procedimento. Gli sportellisti sono in grado di operare sulle pratiche di tutti i settori comunali, grazie a una piattaforma di conoscenza condivisa completamente digitale, che costituisce il punto forte di tutto il progetto. I risultati attesi dal progetto consistono nel risparmio sui costi per personale, gestione archivistica, stampa, affrancatura e postalizzazione. L’iniziativa renderà inoltre più trasparenti e veloci i rapporti burocratici tra Comune e cittadini, educando questi ultimi a usare l’informatica per comunicare con la PA.

 

Cruscotto del sindaco nel Comune tutto digitale
Comune di Brusnengo (Bi)
Il comune di Brusnengo ha messo in atto la digitalizzazione di tutte le attività dei propri uffici, con programmi SW integrati, per dare la certezza dell’azione amministrativa, evitando dimenticanze ed errori. La “Memoria storica” del Comune è nel proprio server. L’accesso a dati e documenti digitali avviene in funzione delle autorizzazioni tramite un unica PW per ogni utente per tutte le applicazioni. Inoltre è stato realizzato il Cruscotto del sindaco e la simulazione cassa, programma che prevede una schermata con 12 diagrammi a torte, sei relativi alle entrate incassate e sei relative alle spese fatte. All’inizio dell’anno sono verdi e man mano che si consuntiva diventano rosse, sono aggiornate automaticamente, con indicati i valori preventivi e consuntivi, integrati da un diagramma di simulazione dell’andamento della cassa nei successivi  12 mesi. Per dare un’idea dei risparmi portati dal progetto: il Comune può svolgere le sue funzioni con 4,5 collaboratori negli uffici per 2200 abitanti, risparmiando circa 6000 ore di lavoro.

 

Puglia

Programma triennale di informatizzazione flussi documentali e dematerializzazione degli archivi
Provincia di Foggia

La provincia di Foggia ha proceduto alla generale sostituzione della circolazione di documenti cartacei con documenti digitali, favorendo quindi i processi di archiviazione, ricerca di documenti e dati, nonché la rapidità dello scambio delle informazioni. Questo ha voluto dire sostituire la circolazione del documento cartaceo, copie e fotocopie, con la circolazione di quello digitale; realizzare la completa automazione dei processi documentali (a partire dal protocollo informatico); usare in modo diffuso gli strumenti della firma digitale, della posta elettronica, della PEC; rendere ciascun ufficio completamente autonomo nella gestione dell’intero ciclo di vita dei propri documenti (dalla fase della creazione del documento, alle fasi finali della sua spedizione e conservazione); eseguire una piena e completa attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale;ridurre la mobilità sul territorio, “avvicinando" l’ente a cittadini e imprese; favorendone l’implementazione di servizi online per ciattdini e imprese. Questo salto tecnologico ha ridotto la mobilità del personale interno tra le sedi dell’ente, e degli utenti nei rapporti con l’ente. Inoltre ha prodotto un uso più qualificato delle risorse umane, che possono essere meglio utilizzate per svolgere attività “a valore”, piuttosto che attività materiali connesse alla mera produzione e/o trasporto di documenti cartacei. Si è registrata anche una riduzione generalizzata dei costi associati a stampa, trattamento e spedizione dei documenti, nonché una compressione degli spazi per l’archiviazione dei documenti e dei costi associati. Le macchine fax sono state eliminate. E’ stata attuata la sostituzione di numerose stampanti “locali” con poche stampanti multifunzione connesse in rete e dotate di scanner con funzione scan-to-mail. Ha avuto luogo una sostanziale riduzione di costi e delle attività di manutenzione delle infrastrutture TLC, grazie alle caratteristiche “autoconfiguranti” dei sistemi in uso e alla telegestione e monitoraggio dei sistemi dal centro di controllo. Infine, è diminuita la spesa dati/fonia grazie alla piena integrazione dei due sistemi, al consolidamento dell’interconnessione alla rete telefonica pubblica su pochi flussi densamente utilizzati (cessando tutte le linee telefoniche distribuite sulle sedi dell’ente) e al controllo dei consumi e delle abilitazioni di ciascun utente.

 

ComUnica la tua attività commerciale
Camera di Commercio Industria Artigianato Agricoltura di Lecce
La Camera di Commercio Industria, Artigianato e Agricoltura di Lecce è stata uno tra i primi enti in Italia a intraprendere un processo di trasformazione tecnologica dei procedimenti amministrativi, con l’utilizzo e la sperimentazione della Firma digitale, della Carta Nazionale dei Servizi, della Posta Elettronica Certificata e delle procedure di trasmissione telematica, oggi interamente applicate all’interno del nuovo istituto della Comunicazione Unica per le imprese. Prendendo in esame il piano e-gov e la normativa di settore, si è eleborata un’idea progettuale denominata “ComUnica la tua attività commerciale”. L’obiettivo è rendere possibile, per via telematica, l’avvio, la modifica e la cessazione on-line delle attività commerciali, integrando la procedura della Comunicazione Unica, che coinvolge già Registro Imprese della Camera di Commercio, INPS, INAIL e Agenzia delle Entrate, con le competenze dei Comuni. Sia nel caso dell’impresa che delle PP.AA, gli evidenti vantaggi si traducono in risparmi di tempo/costi. Ulteriore elemento da sottolineare è la condivisione degli archivi informatici, che rende così accessibili in modo diretto ed in tempo reale le informazioni relative al procedimento, senza dover ricorrere, da parte degli Enti interessati, a richieste (cartacee, a mezzo posta o fax) che porterebbero ulteriore impiego di mezzi finanziari e risorse umane.

 

Emilia-Romagna

Informatizzazione del percorso prescrizione-prenotazione-pagamento delle prestazioni sanitarie
Regione Emilia-Romagna
La Regione Emilia-Romagna sta attuando l’informatizzazione del percorso prescrizione/prenotazione/pagamento delle prestazioni sanitarie attraverso i servizi regionali SOLE (Sanità On LinE) partendo dalla prescrizione elettronica che il cittadino può recuperare per fare la prenotazione (cupweb regionale) acquisendo tutti i dati della ricetta in maniera automatizzata fino al pagamento del ticket se dovuto richiamando la prenotazione (pagonline). L’intero progetto si propone di affrontare i problemi legati alla frammentazione delle fasi del ciclo prescrizione-prenotazione-pagamento e della relativa documentazione cartacea scambiata tra i diversi attori coinvolti (assistito, operatore CUP, medico prescrittore, azienda, ecc). Nel 2008 è stato avviato il servizio di incasso per i ticket sanitari e per prestazioni erogate in libera professione tramite il portale www.pagonlinesanita.it. Oggi il sistema BankPass Web che consente di pagare con carta di credito in totale sicurezza è stato esteso a tutte le Aziende Sanitarie, ad eccezione dell’Istituto Ortopedico Rizzoli di Bologna, e permette al cittadino di accedere al sito web regionale, inserendo il proprio codice fiscale e il codice di pagamento stampato sul documento di prenotazione. Per garantire la massima sicurezza della transazione bancaria, tramite utilizzo delle carte di credito. Il servizio è attivo 24 ore su 24, dal Lunedì alla Domenica tutti i giorni dell’anno. Dall’attivazione, sul sistema del Pagamento Online regionale sono stati effettuati oltre 66.500 pagamenti.

 

Digitalizzazione e dematerializzazione dei fascicoli processuali penali
Tribunale di Modena
Il Tribunale di Modena intende dotarsi di un sistema di dematerializzazione dei fascicoli relativi ai procedimenti penali creando un archivio informatico del settore penale.
Il Sistema Dibattimentale penale (SIDIP) permette la gestione informatica del fascicolo processuale e garantisce l’accesso contemporaneo a tutti gli aventi diritto siano essi interni (Magistrati e Personale Amministrativo) o esterni all’Ufficio (Avvocati e utenti ). Le informazioni sono fornite nel rispetto della sicurezza, attraverso l’uso di tecnologie informatiche orientate a prevenire accessi non autorizzati, volontari o accidentali. La dotazione dello strumento e la modifica dell’organizzazione dell’ufficio garantiscono una maggiore efficienza attraverso la condivisione degli atti e delle informazioni; la riduzione delle attività manuali di ricerca; l’eliminazione delle operazioni di movimentazione dei fascicoli cartacei; l’abbattimento dei tempi nella produzione delle copie con l’introduzione del sistema di rilascio in formato digitale; la drastica riduzione del consumo di carta; la consistente diminuzione dell’afflusso di pubblico agli sportelli con recupero del personale addetto al front office. L’obiettivo è quello di costruire modelli operativi in linea con quelli dei corrispondenti uffici dell’Unione europea; di ridurre i tempi processuali per scongiurare il pericolo della prescrizione, specie dei reati ambientali; di dare piena e completa attuazione al dettato dell’art. 111 della Costituzione, garantendo l’effettiva parità delle parti processuali. Si prevede che il progetto comporterà l’azzeramento dei costi relativi alla fotoriproduzione degli atti attraverso l’invio delle copie e dei documenti in pdf a chi ne faccia richiesta. Ci sarà inoltre una maggiore efficienza e razionalizzazione dell’intero servizio, che consentirà di contenere immediatamente, in via definitiva e in modo significativo la spesa pubblica. Infine è prevista una drastica riduzione dei costi di gestione della documentazione (archiviazione, catalogazione, recupero) e la graduale destinazione ad altri scopi degli spazi logistici oggi destinati allo stoccaggio della carta.

 

Lombardia

iPac (il Paziente al centro)
Azienda ospedaliera Provincia di Lecco
Il nuovo processo di dematerializzazione messo in atto attraverso un sistema informativo dall’Azienda ospedaliera di Lecco ha comportato che le richieste verso i servizi siano mandate in modalità elettronica (Laboratorio, radiologia etc) con relativa disponibilità del referto in formato elettronico e ha fatto partire la gestione delle liste di lavoro ambulatoriali. Inoltre ha dato il via alle richieste di consulenze, ecg, attività trasversali alla struttura di degenza in modalità elettronica con relativa refertazione. Per non dire della diminuzione del supporto cartaceo (vedi richieste consulenza ecg etc). Il progetto ha prodotto notevoli risparmi organizzativi e impostato una corretta gestione delle informazioni cliniche. Inoltre, condividendo le informazioni cliniche permette un miglior inquadramento clinico del paziente e attraverso il progetto CRS-SISS della Regione Lombardia una migliore condivisione dei dati clinici i MMG e PLS distribuiti sul territorio.

 

Lazio

Gestione elettronica documentale
Roma Capitale
Il progetto di Gestione Elettronica dei documenti nasce dalla necessità di organizzare elettronicamente i documenti protocollati all’interno dell’Amministrazione Comunale, prodotti sia verso l’esterno che in circolazione nelle 200 sedi degli uffici. La mole di documenti prodotti (circa 5.500.000 protocolli annui) comporta un notevole uso di carta per le copie prodotte ad uso dei destinatari di posta, nonché spostamenti di veicoli per il trasporto da un ufficio all’altro e verso il Campidoglio, con conseguente usura dei mezzi stessi e impiego di risorse umane che potrebbero essere impiegate in altre attività. Il progetto quindi attraverso l’uso dell’applicazione di protocollo elettronico consente di scansionare i documenti prodotti e di inviarli ai destinatari interni all’Amministrazione con un flusso digitale, e lo stesso avviene per i destinatari esterni. L’invio dei documenti in formato digitale comporta un notevole risparmio di carta se si considera che in un anno i documenti protocollati sono circa 5.500.000 e un documento in media è composto da 3/4 pagine. Il risparmio si quantifica anche in termini di tempo perché i documenti sono istantaneamente disponibili dopo l’invio tramite protocollo elettronico, anziché impiegare 3/4 giorni per ciascun documento inviato per posta. Notevole è anche il risparmio di carburante, usura delle autovetture e inquinamento atmosferico.

 

Ufficio Virtuale Assegni di Ricerca – UVAR
Università degli studi di Roma Tor Vergata
Ufficio Virtuale Assegni di Ricerca – UVAR, dotato di infrastrutture condivise e dati centralizzati, è nato per permettere sia lo scambio protetto di dati all’interno dell’Ateneo (intranet), sia un accesso all’utenza esterna (internet). L’idea progettuale vera e propria è la trasposizione di tutto l’iter amministrativo, a partire dagli asegni di ricerca, sul Web con documenti virtuali che viaggiano in tempo reale tra gli attori coinvolti nel processo. L’applicazione può essere usata con un semplice navigatore di rete, senza dover installare nessun software specifico. Il risultato che ci si attende è quello di ottenere l’eliminazione della carta, e una consegna dei documenti amministrativi più veloce, trasparente, con minori errori e con una riduzione dei tempi di lavoro che può arrivare al 40%.

 

Molise

Camera Total Click
Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Campobasso
Con il progetto “Camera Total Click” la Camera di Commercio di Campobasso ha voluto razionalizzare i costi di funzionamento connessi al processo di gestione cartacea del flusso documentale. Lo ha fatto implementando un sistema che fa leva esclusivamente sulla modalità informatica, per una più efficiente gestione delle procedure relative sia ai documenti in entrata, in uscita e interni sia a quelli inerenti la contabilità e i provvedimenti degli organi camerali. La completa digitalizzazione dei flussi documentali ha già determinato  diversi tipi di risparmio: la riduzione del 20% dei costi relativi alla stampa e duplicazione dei documenti; la riduzione del 44% dei costi di spedizione postale tradizionale; la riduzione del 10,46% dei costi di conservazione cartacea dei documenti (archivi corrente, di deposito e storico, sedi secondarie, raccoglitori, scaffali); l’abbattimento del 58% delle spese di facchinaggio per lo spostamento dei documenti dagli archivi correnti agli archivi di deposito e storico; la riduzione del 28% dei costi per l’invio degli ordinativi di incasso e pagamento; il 43% di costi in meno per la gestione delle deliberazioni degli organi camerali e delle determinazioni dirigenziali.